logo
Menu przedmiotowe
Kontrola zarz膮dcza

Zarz膮dzenie Nr 29/2010
Dyrektora Powiatowego Urz臋du Pracy w Mi臋dzychodzie
z dnia 30 grudnia 2010 r.


w sprawie: kontroli zarz膮dczej

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), Komunikatu Nr 23 Ministra Finans贸w z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standard贸w kontroli zarz膮dczej dla sektora finans贸w publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) oraz 搂 16 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urz臋du Pracy w Mi臋dzychodzie zarz膮dzam, co nast臋puje:

搂 1

W celu zapewnienia funkcjonowania kontroli zarz膮dczej wprowadza si臋:
1. procedur臋 kontroli zarz膮dczej, stanowi膮c膮 za艂膮cznik nr 1 do zarz膮dzenia,
2. procedur臋 zarz膮dzania ryzykiem, stanowi膮c膮 za艂膮cznik nr 2 do zarz膮dzenia.

搂 2

Powo艂uj臋 pe艂nomocnika ds. kontroli zarz膮dczej w osobie Zast臋pcy聽 Dyrektora Powiatowego Urz臋du Pracy w Mi臋dzychodzie. Zadania pe艂nomocnika okre艣lone s膮 w procedurach kontroli zarz膮dczej.

搂 3

Wykonanie zarz膮dzenia powierzam zast臋pcy Dyrektora Powiatowego Urz臋du Pracy
w Mi臋dzychodzie oraz kierownikom kom贸rek organizacyjnych.

搂 4

Nadz贸r nad wykonaniem zarz膮dzenia powierzam pe艂nomocnikowi ds. kontroli zarz膮dczej.

搂 5

Z dniem wej艣cia w 偶ycie niniejszego zarz膮dzenia traci moc zarz膮dzenie nr 138/2008 z dnia 30 grudnia 2008 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Wewn臋trznej w Powiatowym Urz臋dzie Pracy w Mi臋dzychodzie.

搂 6

Zarz膮dzenie wchodzi w 偶ycie z dniem podpisania.

Wi臋cej »

Za艂膮cznik Nr 1
do Zarz膮dzenia Nr 29/2010
z dnia聽 30.12.2010 r.

PROCEDURY KONTROLI ZARZ膭DCZEJ
W POWIATOWYM URZ臉DZIE PRACY W MI臉DZYCHODZIE

Postanowienia og贸lne

搂 1

1. Kontrola zarz膮dcza w Powiatowym Urz臋dzie Pracy w Mi臋dzychodzie stanowi og贸艂 dzia艂a艅 podejmowanych przez kierownictwo jednostki i jej pracownik贸w dla zapewnienia realizacji cel贸w i zada艅 w spos贸b zgodny z prawem, efektywny, oszcz臋dny i terminowy.
2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarz膮dczej nale偶y do obowi膮zk贸w kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych.
3. Nadz贸r nad funkcjonowaniem kontroli zarz膮dczej sprawuje pe艂nomocnik ds. kontroli zarz膮dczej.

搂 2

Celem kontroli zarz膮dczej jest zapewnienie w szczeg贸lno艣ci:
1. Zgodno艣ci dzia艂alno艣ci z przepisami prawa oraz procedurami wewn臋trznymi.
Wszyscy pracownicy jednostki s膮 zobowi膮zani do zapewnienia zgodno艣ci wszelkich dzia艂a艅 z obowi膮zuj膮cymi przepisami prawa, orzeczeniami s膮dowymi, zawartymi umowami cywilno-prawnymi oraz procedurami wewn臋trznymi jednostki, a tak偶e niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania. Dokumenty sporz膮dzane w urz臋dzie winny by膰 parafowane przez pracownika sporz膮dzaj膮cego dokument. Dokumenty podpisywane s膮 przez Dyrektora lub przez pracownika posiadaj膮cego pisemne upowa偶nienie. W uzasadnionych przypadkach dokumenty winny by膰 parafowane przez radc臋 prawnego.
2. Skuteczno艣ci i efektywno艣ci dzia艂ania.
Cel ten realizowany jest przez ka偶dego pracownika jednostki, kt贸ry winien wykonywa膰 swoje zadania i obowi膮zki przyczyniaj膮c si臋 do osi膮gania cel贸w jednostki, przyo ptymalnym wykorzystaniu dost臋pnych zasob贸w i czasu. Efektywne dzia艂anie oznacza
osi膮ganie najlepszych rezultat贸w w wykonywanych zadaniach po mo偶liwie najni偶szych kosztach. Wymagane jest wype艂nianie przez pracownik贸w swoich obowi膮zk贸w z nale偶yt膮 staranno艣ci膮, sumienno艣ci膮 oraz w spos贸b terminowy. Priorytetowe znaczenie ma d膮偶enie do osi膮gania nale偶ytej wiedzy, rozwijania umiej臋tno艣ci zawodowych i wykorzystywanie zdobytego do艣wiadczenia. Osi膮gni臋ciu celu sprzyja膰 ma tak偶e przejrzysty podzia艂 zada艅, uprawnie艅聽i odpowiedzialno艣ci przez kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych pomi臋dzy podleg艂ych im pracownik贸w i sprawowanie bie偶膮cego nadzoru.
3. Wiarygodno艣ci sprawozda艅.
Wiarygodno艣膰 sprawozda艅 oznacza sporz膮dzanie ich zgodnie ze stanem faktycznym i prawnym. Ka偶dy pracownik ma obowi膮zek zdoby膰 wymagan膮 wiedz臋 merytoryczn膮 do ich sporz膮dzania oraz zapozna膰 si臋 z instrukcjami i wytycznymi odnosz膮cymi si臋 do sporz膮dzanych sprawozda艅.
4. Ochrony zasob贸w.
Ochrona zasob贸w zapewniona jest poprzez zabezpieczenie wszystkich zasob贸w jednostki (w tym zasob贸w finansowych, zbior贸w informatycznych, dokumentacji, maj膮tku nieruchomego i ruchomego) przez pracownik贸w urz臋du przed dost臋pem do nich os贸b nieuprawnionych. Dost臋p do zasob贸w urz臋du mog膮 mie膰 wy艂膮cznie osoby upowa偶nione,聽a pracownicy s膮 odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i w艂a艣ciwe wykorzystanie zasob贸w urz臋du. Osoby, kt贸rym powierzono mienie ruchome urz臋du s膮 uprzedzeni聽o odpowiedzialno艣ci materialnej oraz o obowi膮zkach dotycz膮cych w艂a艣ciwego zabezpieczenia, przechowywania i u偶ytkowania tego mienia. Mienie urz臋du jest ubezpieczone, stan jego jest systematycznie weryfikowany i por贸wnywany ze stanem ewidencyjnym. Szczeg贸艂owe zasady ochrony mienia, w tym przechowywania dokumentacji bie偶膮cej聽i archiwalnej oraz ochrony danych osobowych okre艣laj膮 uregulowania wewn臋trzne (instrukcje i polityki).
5. Przestrzegania i promowania zasad etycznego post臋powania.
Przestrzeganie warto艣ci etycznych wynika z obowi膮zku w ramach og贸lnych zasad etyki oraz obowi膮zuj膮cych w urz臋dzie regulacji wewn臋trznych tj. Kodeksu Etycznego Pracownik贸w Powiatowego Urz臋du Pracy w Mi臋dzychodzie, Regulaminu Pracy i Regulaminu Organizacyjnego. Pracownicy urz臋du powinni by膰 艣wiadomi warto艣ci etycznych wymaganych od nich jako pracownik贸w samorz膮dowych. Ich obowi膮zkiem jest dba艂o艣膰 o wysoki poziom kultury聽osobistej i uczciwo艣ci zawodowej oraz 艣cis艂e przestrzeganie przepis贸w prawa oraz obowi膮zuj膮cych w urz臋dzie regulacji wewn臋trznych, w tym dotycz膮cych dyscypliny i porz膮dku pracy. Ka偶dy z pracownik贸w w ramach dokonywanych systematycznie ocen聽- oceniany jest r贸wnie偶 pod k膮tem etycznego zachowania. Zachowanie takie jest uwzgl臋dniane przez kierownictwo przy awansowaniu i przyznawaniu nagr贸d. Pracownicy winni mie膰 tak偶e 艣wiadomo艣膰 prawem przewidzianych konsekwencji za nieetyczne zachowanie lub dzia艂anie niezgodne z prawem.
6. Efektywno艣ci i skuteczno艣ci przep艂ywu informacji.
Efektywny i skuteczny przep艂yw informacji w urz臋dzie zapewniaj膮:

  1. znajomo艣膰 i stosowanie przepis贸w powszechnie obowi膮zuj膮cych oraz uregulowa艅 wewn臋trznych dotycz膮cych obiegu dokument贸w, w tym instrukcji kancelaryjnej,
  2. wymiana informacji w trakcie organizowanych z pracownikami spotka艅, spotka艅 z kadr膮 zarz膮dzaj膮c膮 i bezpo艣rednich kontakt贸w bezpo艣redniego prze艂o偶onego
    z pracownikiem,
  3. przekazywanie posiadanych informacji pracownikom, kt贸rzy winni by膰 z nimi zapoznani ze wzgl臋du na wykonywane przez nich zadania (dot. m.in. informacji
    i wiedzy uzyskanej na szkoleniach, kursach czy seminariach),
  4. niezw艂oczne rozpowszechnianie wydawanych akt贸w prawnych i wytycznych, umo偶liwiaj膮ce ich w艂a艣ciwe i terminowe wykonanie,
  5. w艂a艣ciwe wykorzystywanie narz臋dzi wspomagaj膮cych prac臋 urz臋dnicz膮, maj膮cych wp艂yw na efektywno艣膰 i skuteczno艣膰 przep艂ywu informacji (systemy informatyczne, poczta elektroniczna itp.).

7. Zarz膮dzanie ryzykiem.
Zarz膮dzanie ryzykiem uregulowane jest w dokumencie "Procedury zarz膮dzania ryzykiem"
stanowi膮cym za艂膮cznik nr 2 do niniejszego zarz膮dzenia.

搂 3

Kontrola zarz膮dcza powinna by膰:
1. adekwatna聽- to znaczy zgodna z zasadami okre艣lonymi w obowi膮zuj膮cych aktach prawnych oraz niniejszym regulaminem, dok艂adnie odpowiadaj膮ca za艂o偶onym celom kontroli zarz膮dczej.
Skuteczna i efektywna聽- to znaczy, 偶e powinna powodowa膰 osi膮ganie za艂o偶onych cel贸w i rezultat贸w.

Standardy kontroli zarz膮dczej

搂 4

Procedury funkcjonowania kontroli zarz膮dczej w urz臋dzie zawarte s膮 w pi臋ciu obszarach standard贸w i odpowiadaj膮 poszczeg贸lnym elementom kontroli zarz膮dczej:

  1. 艣rodowisko wewn臋trzne,
  2. cele i zarz膮dzanie ryzykiem,
  3. mechanizmy kontroli,
  4. informacja i komunikacja,
  5. monitorowanie i ocena.

搂 5
艢rodowisko wewn臋trzne

Standardy w ramach 艣rodowiska wewn臋trznego dotycz膮 systemu zarz膮dzania urz臋dem i jej zorganizowania jako ca艂o艣ci, okre艣laj膮 wymogi wobec 艣rodowiska, w jakim funkcjonowa膰 b臋dzie kontrola zarz膮dcza. Elementy 艣rodowiska wewn臋trznego stanowi膮 baz臋 do w艂a艣ciwego wdro偶enia mechanizm贸w kontroli zarz膮dczej i ich funkcjonowania i obejmuj膮:

1. Przestrzeganie warto艣ci etycznych - 搂 2 pkt 5 niniejszych procedur.
2. Kompetencje zawodowe.
Pracownicy urz臋du winni uczestniczy膰 w szkoleniach, dba膰 o ci膮g艂e poszerzanie i aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy, rozwija膰 umiej臋tno艣ci, zna膰 i przestrzega膰 obowi膮zuj膮ce przepisy prawa.
Ponadto winni zg艂asza膰 potrzeby szkole艅 do bezpo艣redniego prze艂o偶onego w celu uwzgl臋dnienia ich w rocznym planie szkole艅. W tym celu sporz膮dza si臋 roczny plan szkole艅 pracownik贸w urz臋du, kt贸ry winien odpowiada膰 tematyce realizowanych przez urz膮d zada艅 i mo偶liwo艣ciom finansowym urz臋du.
Uzupe艂nianie kompetencji i umiej臋tno艣ci zawodowych odbywa si臋 w formie szkole艅 i nauki, zgodnie z obowi膮zuj膮cymi przepisami prawa.
Wp艂yw na poziom kompetencji zawodowych ma tak偶e realizowany w urz臋dzie proces rekrutacji i proces ocen okresowych, oparty o wewn臋trzne procedury uregulowane zarz膮dzeniami dyrektora.
3. Struktura organizacyjna.
Struktura organizacyjna urz臋du i zakres zada艅 i kompetencji poszczeg贸lnych kom贸rek organizacyjnych urz臋du uregulowana jest w Regulaminie Organizacyjnym i jest 艣ci艣le powi膮zana ze sposobem realizacji cel贸w i zda艅 urz臋du. Ponadto zakres zada艅, uprawnie艅 i odpowiedzialno艣ci poszczeg贸lnych stanowisk pracy okre艣lony jest w Kartach Opisu Stanowisk Pracy. Dokumenty te s膮 okresowo aktualizowane i dostosowywane do zmieniaj膮cych si臋 warunk贸w. Kierownicy kom贸rek organizacyjnych na bie偶膮co ustalaj膮 zakresy zada艅, uprawnie艅聽i odpowiedzialno艣ci podleg艂ym pracownikom.
4. Delegowanie uprawnie艅.
Zakres delegowanych uprawnie艅 powinien by膰 odpowiedni do wagi podejmowanych
decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi zwi膮zanego. Delegowanie uprawnie艅 powinno mie膰 form臋 pisemn膮, a ich przyj臋cie potwierdzone podpisem. Upowa偶nienia poszczeg贸lnym pracownikom urz臋du wydawane s膮 przez dyrektora b膮d藕 starost臋 (zw艂aszcza w przypadku delegowania uprawnie艅 z zakresu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). W urz臋dzie prowadzona jest ewidencja upowa偶nie艅. W zakresie gospodarki finansowej zakres kompetencji i uprawnie艅 okre艣la polityka rachunkowo艣ci w urz臋dzie.

搂 6
Cele i zarz膮dzanie ryzykiem

Standardy w ramach zarz膮dzania ryzykiem maj膮 na celu zwi臋kszenie prawdopodobie艅stwa osi膮gni臋cia cel贸w i realizacji zada艅 urz臋du. Standardy te obejmuj膮:

1. Misj臋
Wyznaczenie misji jest punktem wyj艣cia do zarz膮dzania ryzykiem. Misj膮 urz臋du jest sta艂e doskonalenie udzielania pomocy bezrobotnym i osobom poszukuj膮cym pracy w uzyskaniu zatrudnienia oraz pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracownik贸w,
2. Okre艣lanie cel贸w i zada艅, monitorowanie i ocen臋 ich realizacji
G艂贸wne cele dzia艂ania, zgodne z misj膮 urz臋du, wynikaj膮ce z przepis贸w o promocji zatrudnienia聽 i instytucjach rynku pracy to w szczeg贸lno艣ci:

聽聽聽聽 - funkcjonowanie urz臋du w ramach obowi膮zuj膮cych przepis贸w prawnych,
聽聽聽聽 - zapewnienie klientom urz臋du kompleksowej informacji i obs艂ugi z zakresu zada艅 i spraw realizowanych przez urz膮d, zgodnych z przepisami o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
聽聽聽聽 - systematyczne monitorowanie i usprawnianie realizowanych proces贸w,
聽聽聽聽 - ci膮g艂e podnoszenie kwalifikacji pracownik贸w,
聽聽聽聽 - podejmowanie dzia艂a艅 zmierzaj膮cych do ograniczania bezrobocia i jego negatywnych skutk贸w,
聽聽聽聽 - pozyskiwanie i gospodarowanie 艣rodkami finansowymi na realizacj臋 zada艅 z zakresu przeciwdzia艂ania bezrobociu oraz aktywizacj臋 lokalnego rynku pracy,
聽聽聽聽 - organizowanie i finansowanie program贸w rynku pracy,
聽聽聽聽 - wsp贸艂praca z partnerami spo艂ecznymi, organizacjami, instytucjami i gminami w zakresie ograniczania bezrobocia i 艂agodzenia jego skutk贸w.

W oparciu o sformu艂owane cele g艂贸wne wyznacza si臋 i monitoruje cele szczeg贸艂owe.
Na podstawie monitoringu formu艂owane s膮 wnioski, na podstawie kt贸rych wdra偶ane s膮 odpowiednie procedury i zarz膮dzenia maj膮ce na celu doskonalenie proces贸w i minimalizacj臋 ryzyka,
3. Identyfikacj臋 ryzyka
Identyfikacja ryzyka dokonywana jest przez wszystkich pracownik贸w i kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych urz臋du w odniesieniu do realizowanych cel贸w i zada艅. Kierownicy kom贸rek organizacyjnych dokonuj膮 tak偶e pomiaru ryzyka oraz proponuj膮 dzia艂ania naprawcze. Do identyfikacji ryzyka wykorzystywane s膮 tak偶e sygna艂y zewn臋trzne i wewn臋trzne w postaci analiz wynik贸w kontroli przeprowadzonych聽w urz臋dzie. Dzia艂ania te znajduj膮 odzwierciedlenie w "Procedurach zarz膮dzania ryzykiem", stanowi膮cych za艂膮cznik nr 2 do niniejszego zarz膮dzenia,
4. Analiz臋 ryzyka i reakcj臋 na ryzyko
Zidentyfikowane ryzyko nale偶y przeanalizowa膰 i ustali膰 prawdopodobie艅stwo jego wyst膮pienia oraz w jakim stopniu mo偶e mie膰 ono wp艂yw na realizacj臋 cel贸w urz臋du. Dyrektor okre艣la akceptowany poziom ryzyka.W przypadku wyst膮pienia danego ryzyka nale偶y okre艣li膰 dzia艂ania pozwalaj膮ce na jego zminimalizowanie do akceptowanego poziomu. Analiza ryzyka zawarta jest w "Procedurach zarz膮dzania ryzykiem", stanowi膮cych za艂膮cznik nr 2 do niniejszego zarz膮dzenia.

搂 7
Mechanizmy kontroli

Standardy w zakresie mechanizm贸w kontroli pozwalaj膮 dyrektorowi urz臋du monitorowa膰 realizacj臋 funkcji i cel贸w dzia艂alno艣ci urz臋du i obejmuj膮:

1. Dokumentowanie systemu kontroli zarz膮dczej
System kontroli zarz膮dczej stanowi膮 wszystkie procedury wewn臋trzne, zarz膮dzenia, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty okre艣laj膮ce zakresy obowi膮zk贸w, uprawnie艅 i odpowiedzialno艣ci pracownik贸w oraz inne dokumenty wewn臋trzne wydane w formie pisemnej, na bie偶膮co aktualizowane, sp贸jne i dost臋pne dla wszystkich os贸b, dla kt贸rych informacje w nich zawarte s膮 niezb臋dne.
Wszyscy pracownicy maj膮 obowi膮zek dokonywania samokontroli. Samokontrola polega na kontroli prawid艂owo艣ci wykonywania w艂asnej pracy przez pracownik贸w w oparciu o obowi膮zuj膮ce przepisy prawa i obowi膮zki wynikaj膮ce z posiadanego zakresu czynno艣ci s艂u偶bowych i realizowana jest w ramach powierzonych obowi膮zk贸w w toku codziennego wykonywania zada艅.
W przypadku ujawnienia nieprawid艂owo艣ci, pracownik dokonuj膮cy samokontroli jest zobowi膮zany:
聽聽聽聽 - podj膮膰 niezb臋dne dzia艂ania zmierzaj膮ce do usuni臋cia nieprawid艂owo艣ci,
聽聽聽聽 - o ujawnionych nieprawid艂owo艣ciach niezw艂ocznie poinformowa膰 prze艂o偶onego,
2. Nadz贸r
Prowadzony jest nad wykonaniem zada艅 w spos贸b zgodny z obowi膮zuj膮cymi przepisami prawa oraz procedurami wewn臋trznymi w celu ich oszcz臋dnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Czynno艣ci nadzoru nad pracownikami danej kom贸rki organizacyjnej sprawuje w ramach kontroli funkcjonalnej kierownik tej kom贸rki. Nadz贸r nad kierownictwem urz臋du sprawuje dyrektor urz臋du. Nadz贸r jest realizowany r贸wnie偶 poprzez jasne komunikowanie zakresu obowi膮zk贸w, odpowiedzialno艣ci, udzielanie porad i wskaz贸wek oraz bie偶膮ce przegl膮dy wynik贸w pracy,
3. Ci膮g艂o艣膰 dzia艂alno艣ci
Polega na zagwarantowaniu utrzymania ci膮g艂o艣ci wykonywania zada艅 przez pracownik贸w o odpowiednim poziomie do艣wiadczenia i wiedzy merytorycznej, m.in. poprzez wskazanie os贸b zast臋puj膮cych ka偶dego z pracownik贸w podczas jego nieobecno艣ci, wyznaczenie os贸b zast臋puj膮cych poszczeg贸lne osoby z kadry kierowniczej podczas ich nieobecno艣ci, powierzenie obowi膮zk贸w i uprawnie艅 na okres nieobecno艣ci, zapewnienie funkcjonowania systemu informatycznego, odpowiednie planowanie urlop贸w pracowniczych, planowanie wszelkich zmian organizacyjnych,
4. Ochron臋 zasob贸w
Ochrona zasob贸w - 搂 2 pkt 4 niniejszych procedur,
5. Szczeg贸艂owe mechanizmy kontroli dotycz膮ce operacji finansowych聽i gospodarczych
Mechanizmy kontroli dotycz膮ce operacji finansowych i gospodarczych uregulowane s膮 w procedurach wewn臋trznych dotycz膮cych polityki rachunkowo艣ci. Ponadto w urz臋dzie prowadzone s膮聽 rejestry um贸w, zlece艅 i zam贸wie艅.
6. Mechanizmy kontroli dotycz膮ce system贸w informatycznych
Zapewnienie bezpiecze艅stwa posiadanych system贸w i danych informatycznych reguluje w urz臋dzie polityka bezpiecze艅stwa system贸w informatycznych s艂u偶膮cych do przetwarzania danych osobowych.

搂 8
Informacja i komunikacja

Standardy w zakresie informacji i komunikacji oznaczaj膮 zapewnienie pracownikom dost臋pu do informacji niezb臋dnych do wykonywania przez nich obowi膮zk贸w i czynno艣ci s艂u偶bowych. Dost臋p do informacji pracownikom urz臋du zapewniaj膮:

聽聽聽聽 - instrukcja sporz膮dzania, obiegu i kontroli dokument贸w,
聽聽聽聽 - elektroniczny obieg dokument贸w,
聽聽聽聽 - Internet,
聽聽聽聽 - zainstalowany system informacji prawnej,
聽聽聽聽 - internetowy portal zam贸wie艅 publicznych,
聽聽聽聽 - tematyczne wydawnictwa prasowe i ksi膮偶kowe,
聽聽聽聽 - okresowe narady i spotkania organizowane przez dyrektora i kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych w celu om贸wienia bie偶膮cej realizacji zada艅 oraz聽wa偶nych聽wydarze艅 i zmian zwi膮zanych z zakresem wykonywanych przez urz膮d lub okre艣lon膮 kom贸rk臋 zada艅 oraz w celu om贸wienia spraw bie偶膮cych,
聽聽聽聽 - dost臋p do wyja艣nie艅 i interpretacji akt贸w prawnych, pomocnych przy realizowaniu zada艅.

搂 9
Monitorowanie i ocena

Standardy w zakresie monitorowania i oceny maj膮 na celu sprawdzenie skuteczno艣ci systemu kontroli zarz膮dczej.聽 Standardy te obejmuj膮:

1. Monitorowanie systemu kontroli zarz膮dczej
Monitorowanie odbywa si臋 podczas wykonywania bie偶膮cych obowi膮zk贸w pracownik贸w pe艂ni膮cych funkcje kierownicze w urz臋dzie. Wszystkie sygna艂y zewn臋trzne (m.in. skargi, odwo艂ania od decyzji), wyniki kontroli zewn臋trznych, informacje o wyst臋puj膮cych problemach聽 w dzia艂alno艣ci urz臋du, wyniki stosowanych procedur kontrolnych (np. inwentaryzacji), dane ze sprawozda艅 itp. podlegaj膮 analizie z punktu widzenia adekwatno艣ci, skuteczno艣ci i efektywno艣ci systemu kontroli zarz膮dczej. W miar臋 potrzeb organizowane s膮 spotkania z pracownikami i kierownictwem urz臋du w celu wymiany uwag dotycz膮cych sposobu funkcjonowania systemu kontroli zarz膮dczej oraz problem贸w, jakie w swojej dzia艂alno艣ci napotykaj膮 poszczeg贸lne kom贸rki organizacyjne urz臋du.
2. Samoocen臋
Kierownicy oraz pracownicy urz臋du do ko艅ca ka偶dego roku dokonuj膮 samooceny systemu kontroli zarz膮dczej wed艂ug kwestionariuszy, stanowi膮cych za艂膮cznik nr 1 i 2 do niniejszych procedur.

搂 10

Zadania pe艂nomocnika ds. kontroli zarz膮dczej:

  1. koordynacja i nadz贸r nad funkcjonowaniem kontroli zarz膮dczej w urz臋dzie w ka偶dym jej obszarze,
  2. gromadzenie dokumentacji z kontroli zarz膮dczej,
  3. aktualizowanie dokument贸w zwi膮zanych z kontrol膮 zarz膮dcz膮,
  4. koordynowanie dzia艂a艅 zwi膮zanych z przeprowadzaniem samooceny,
  5. sporz膮dzanie informacji o wykonaniu planu realizacji zada艅 i cel贸w za rok poprzedni oraz wniosk贸w z funkcjonowania kontroli zarz膮dczej w terminach i formie okre艣lonych w "Procedurach zarz膮dzania ryzykiem", stanowi膮cych za艂膮cznik nr 2 do niniejszego zarz膮dzenia.

搂 11

Dyrektor urz臋du po zapoznaniu si臋 z analiz膮 i ocen膮 systemu kontroli zarz膮dczej eliminuje lub zmienia w razie konieczno艣ci istniej膮ce lub wdra偶a nowe mechanizmy tej kontroli w celu zapewnienia jej funkcjonowania w spos贸b adekwatny, skuteczny i efektywny, przez co realizacja cel贸w urz臋du odbywa si臋 w spos贸b zgodny z prawem, efektywny, oszcz臋dny i terminowy. Efektem powy偶szych dzia艂a艅 jest stan, w kt贸rym dyrektor urz臋du mo偶e stwierdzi膰, 偶e uzyska艂 zapewnienie o stanie kontroli zarz膮dczej w urz臋dzie.

Za艂膮czniki:
1. Za艂膮cznik nr 1 i 2 do procedur.

Wi臋cej »

Za艂膮cznik聽 Nr 2
do Zarz膮dzenia Nr 29/2010
z dnia 30. 12. 2010 r.

PROCEDURY ZARZ膭DZANIA RYZYKIEM
W POWIATOWYM URZ臉DZIE PRACY W MI臉DZYCHODZIE

Postanowienia og贸lne

搂 1

1. Procedura zarz膮dzania ryzykiem okre艣la zasady i tryb zarz膮dzania ryzykiem w Powiatowym Urz臋dzie Pracy w Mi臋dzychodzie.
2. Przez u偶yte w niniejszych procedurach okre艣lenia, nale偶y rozumie膰:
urz膮d聽- Powiatowy Urz膮d Pracy w Mi臋dzychodzie,
dyrektor聽- Dyrektora Powiatowego Urz臋du Pracy w Mi臋dzychodzie,
ryzyko聽- prawdopodobie艅stwo wyst膮pienia zdarzenia (dzia艂ania lub zaniechania),聽maj膮cego negatywny wp艂yw na osi膮gni臋cie cel贸w i wykonanie zada艅,
wp艂yw ryzyka聽- skutki dla osi膮gni臋cia cel贸w i realizowania zada艅, spowodowane przez zdarzenia obj臋te ryzykiem,
prawdopodobie艅stwo ziszczenia si臋 ryzyka聽- cz臋stotliwo艣膰 wyst膮pienia zdarzenia obj臋tego ryzykiem,
istotno艣膰 ryzyka聽- kombinacja wp艂ywu ryzyka i prawdopodobie艅stwa jego ziszczenia si臋,
akceptowany poziom ryzyka - ustalony w niniejszych procedurach poziom istotno艣ci ryzyka, przy kt贸rym nie jest wymagane podejmowanie dzia艂a艅 przeciwdzia艂aj膮cych ryzyku,
zarz膮dzanie ryzykiem聽- proces identyfikacji, oceny i przeciwdzia艂ania ryzyku; proces ten obejmuje tak偶e monitorowanie ryzyka i 艣rodk贸w podejmowanych w celu jego ograniczenia,
mechanizmy kontroli zarz膮dczej - wszelkie dzia艂ania i procedury podejmowane i ustanawiane w celu zwi臋kszenia prawdopodobie艅stwa osi膮gni臋cia cel贸w i realizacji zada艅,
pe艂nomocnik聽- Pe艂nomocnik ds. kontroli zarz膮dczej w osobie Zast臋pcy Dyrektora Powiatowego Urz臋du Pracy w Mi臋dzychodzie.

搂 2

1. Zarz膮dzanie ryzykiem ma na celu zwi臋kszenie prawdopodobie艅stwa osi膮gni臋cia cel贸w urz臋du i realizacji zada艅.
2. Proces zarz膮dzania ryzykiem obejmuje:
聽聽聽 1) okre艣lenie cel贸w i zda艅 oraz monitorowanie i ocen臋 ich realizacji;
聽聽聽 2) identyfikacj臋 i ocen臋 ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu;
聽聽聽 3) ustalenie metod przeciwdzia艂ania ryzyku;
聽聽聽 4) przeciwdzia艂anie ryzyku.
3. Zadania okre艣lone w niniejszych procedurach dla kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych w odniesieniu do Dzia艂u Organizacyjno Administracyjnego w urz臋dzie wykonuje pracownik zatrudniony na stanowisku ds. organizacyjno administracyjnych i kadr.

Planowanie cel贸w i zada艅

搂 3

1. W urz臋dzie sporz膮dza si臋 roczny plan cel贸w i zada艅, zwany dalej planem.
2. Plan sporz膮dzany jest na podstawie przekazanych Pe艂nomocnikowi przez kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych, w terminie do 20 stycznia ka偶dego roku, propozycji wed艂ug wzoru stanowi膮cego za艂膮cznik nr 1 do niniejszych procedur.
3. Plan podlega zatwierdzeniu przez dyrektora w terminie do 10 lutego ka偶dego roku.
4. Roczny plan podlega aktualizacji po przegl膮dzie dokonanym w terminie do 30 czerwca ka偶dego roku lub po realizowanych zada艅, b膮d藕 wprowadzeniu dodatkowego zadania.
5. Kierownicy kom贸rek organizacyjnych sporz膮dzaj膮 projekt zmian planu i przekazuj膮 go pe艂nomocnikowi.
6.聽Do obowi膮zk贸w kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych nale偶y zapoznanie pracownik贸w聽z planem oraz jego aktualizacjami.
7. Kierownicy kom贸rek organizacyjnych odpowiadaj膮 za realizacj臋 zada艅 i cel贸w.
10. Pe艂nomocnik koordynuje realizacj臋 zadania, kt贸re realizowane jest przez wi臋cej ni偶 jedn膮 kom贸rk臋 organizacyjn膮.
11.Kierownicy kom贸rek organizacyjnych prowadz膮 monitoring realizacji zada艅 przy pomocy wyznaczonych w planie miernik贸w.
12.W terminie do ko艅ca lutego ka偶dego roku pe艂nomocnik sporz膮dza informacj臋 o wykonaniu planu za rok poprzedni oraz wniosk贸w z funkcjonowania kontroli zarz膮dczej na podstawie sprawozda艅 kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych, sk艂adanych pe艂nomocnikowi przez kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych w terminie do ko艅ca stycznia ka偶dego roku.
Wz贸r sprawozdania stanowi za艂膮cznik nr 2 do niniejszych procedur.

Identyfikacja i ocena ryzyka

搂 4

1.聽Identyfikacja i ocena ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdzia艂ania ryzyku dokonywana jest przez kierownik贸w kom贸rek organizacyjnych w trakcie opracowywania planu realizacji zada艅 i cel贸w, a tak偶e w przypadkach jego aktualizacji.
2. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagra偶aj膮cego realizacji zada艅 obj臋tych planem dzia艂ania.
3. W trakcie identyfikacji ryzyka nale偶y dokona膰 analizy:
聽聽聽 1) proponowanych do zamieszczenia w planie zada艅 i cel贸w;
聽聽聽 2) zagro偶e艅 zwi膮zanych z osi膮gni臋ciem proponowanych cel贸w i realizacj膮 zada艅
聽聽聽聽聽聽聽 proponowanych do zamieszczenia w planie dzia艂ania, z uwzgl臋dnieniem ich
聽聽聽聽聽聽聽 wewn臋trznych i zewn臋trznych przyczyn i mo偶liwymi scenariuszami wyst膮pienia
聽聽聽聽聽聽聽 zdarze艅.
4. W identyfikacji ryzyka stosuje si臋 kategoryzacj臋 ryzyka, wed艂ug nast臋puj膮cych kategorii:
聽聽聽 1) ryzyko finansowe;
聽聽聽 2) ryzyko dotycz膮ce zasob贸w ludzkich;
聽聽聽 3) ryzyko dzia艂alno艣ci;
聽聽聽 4) ryzyko zewn臋trzne.
Przyk艂ady wyst臋puj膮cych ryzyk okre艣la za艂膮cznik nr 3 do niniejszych procedur.

搂 5

1. Ocena ryzyka polega na okre艣leniu wp艂ywu i prawdopodobie艅stwa ziszczenia si臋(wyst膮pienia) ryzyka oraz na ustaleniu jego istotno艣ci zgodnie z zasadami okre艣lonymi聽w 搂6.
2. Wp艂yw ryzyka ustala si臋 poprzez okre艣lenie przewidywanych skutk贸w, jakie mo偶e mie膰 dla realizacji zadania lub osi膮gni臋cia celu, proponowanego do zamieszczenia w planie dzia艂ania, wyst膮pienie zdarzenia obj臋tego ryzykiem.
Do okre艣lenia wp艂ywu ryzyka stosuje si臋 nast臋puj膮c膮 skal臋 ocen:
1)聽du偶y聽- 3 punkty;
2)聽艣redni聽- 2 punkty;
3)聽ma艂y聽- 1.
3.聽Ustalenie prawdopodobie艅stwa ziszczenia si臋 ryzyka polega na okre艣leniu przewidywanej cz臋stotliwo艣ci wyst臋powania zdarzenia obj臋tego ryzykiem w trakcie roku. Do okre艣lenia prawdopodobie艅stwa u偶ywana jest nast臋puj膮ca skala ocen:
1)聽du偶e聽- 3 punkty;
2)聽艣rednie聽- 2 punkty;
3)聽ma艂e聽- 1 punkt.
Do okre艣lenia wp艂ywu i prawdopodobie艅stwa ziszczenia si臋 ryzyka stosowane s膮 zasady okre艣lone w za艂膮czniku nr 4.

搂 6

1. Na podstawie dokonanej oceny wp艂ywu i prawdopodobie艅stwa wyst膮pienia ryzyka okre艣la si臋 poziom istotno艣ci ryzyka wed艂ug nast臋puj膮cych poziom贸w:
1)聽ryzyko powa偶ne聽- ryzyko, kt贸rego iloczyn prawdopodobie艅stwa wyst膮pienia danego zdarzenia oraz jego wp艂yw na realizacj臋 zada艅 i cel贸w wynosi 6 lub 9 punkt贸w;
2)聽ryzyko umiarkowane聽- ryzyko, kt贸rego iloczyn prawdopodobie艅stwa wyst膮pienia danego zdarzenia oraz jego wp艂yw na realizacj臋 cel贸w i zada艅 wynosi 3 lub 5 punkt贸w;
3)聽ryzyko nieznaczne聽- ryzyko, kt贸rego iloczyn prawdopodobie艅stwa wyst膮pienia danego zdarzenia oraz jego wp艂yw na realizacj臋 cel贸w i zada艅 wynosi 1 lub 2 punkty.
2.聽Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. Pozosta艂e ryzyka przekraczaj膮 akceptowany poziom.
3.聽Ryzyko przekraczaj膮ce akceptowany poziom wymaga podj臋cia dzia艂a艅聽 ograniczaj膮cych je do poziomu akceptowanego poprzez zmniejszenie jego wp艂ywu lub prawdopodobie艅stwa wyst膮pienia (przeciwdzia艂ania ryzyku).
4. Metody przeciwdzia艂ania ryzyku:
聽聽聽 1) przeniesienie ryzyka聽- przekazanie ryzyka innemu podmiotowi (np. ubezpieczenie);
聽聽聽 2) przeciwdzia艂anie聽- stosowanie mechanizm贸w kontroli.
Dla okre艣lenia metody przeciwdzia艂ania ryzyku nale偶y dokona膰 analizy przyczyn (藕r贸de艂) ryzyka i mo偶liwe scenariusze rozwoju wydarze艅 oraz istniej膮ce mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub unikni臋cia danego ryzyka.

搂 7

1.聽Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka i okre艣leniu metody przeciwdzia艂ania ryzyku kierownicy kom贸rek organizacyjnych sporz膮dzaj膮 "Arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdzia艂ania ryzyku", kt贸rego wz贸r stanowi za艂膮cznik nr 5 do niniejszych procedur.
2. W "Arkuszu identyfikacji, oceny聽 i przeciwdzia艂ania ryzyku" ujmuje si臋 wszystkie zidentyfikowane ryzyka. W przypadku ryzyka powa偶nego i umiarkowanego nale偶y tak偶e poda膰 planowan膮 metod臋 jego ograniczenia do poziomu akceptowanego.
3. Sporz膮dzone arkusze, o kt贸rych mowa w ust. 1 kierownicy kom贸rek organizacyjnych
przedk艂adaj膮 pe艂nomocnikowi wraz z planem.
Arkusze podlegaj膮 zatwierdzeniu przez dyrektora.

搂 8

W sytuacji zagro偶enia wykonania zadania, kierownik kom贸rki organizacyjnej informuje pisemnie o tym fakcie pe艂nomocnika. Informacja powinna okre艣la膰 nazw臋 zadania, poziom osi膮gni臋tych miernik贸w w stosunku do zak艂adanych oraz przyczyny nieosi膮gni臋cia聽 za艂o偶onych warto艣ci, zidentyfikowane ryzyko oraz proponowane metody jego przeciwdzia艂ania. Informacj臋 sporz膮dza si臋 wed艂ug wzoru, stanowi膮cego za艂膮cznik nr 6 do niniejszych procedur.
Pe艂nomocnik opiniuje proponowane metody przeciwdzia艂ania zidentyfikowanemu ryzyku i informuje o tym fakcie dyrektora, kt贸ry akceptuje propozycj臋 b膮d藕 podejmuje decyzj臋 o innym sposobie reakcji.

Monitoring ryzyka

搂 9

1.聽Kierownicy kom贸rek organizacyjnych na bie偶膮co monitoruj膮 poziom zidentyfikowanego ryzyka i skuteczno艣膰 ustalonych metod jego ograniczenia do akceptowanego poziomu.
2. Dyrektor dokonuje oceny w ramach bie偶膮cego zarz膮dzania ,聽 w tym szczeg贸lno艣ci聽w trakcie narad z kierownikami kom贸rek organizacyjnych.
3. W przypadku wyst膮pienia istotnych zmian w zakresie identyfikacji, oceny聽 i przeciwdzia艂ania ryzyku w odniesieniu do pierwotnych za艂o偶e艅, dokonuje si臋 ponownej oceny w zakresie, o kt贸rym mowa w ust. 1.

Za艂膮czniki:
1. Za艂膮cznik nr 1 do procedur.
2. Za艂膮cznik nr聽2 do procedur.
3. Za艂膮cznik nr聽3 do procedur.
4. Za艂膮cznik nr聽4 do procedur.
5. Za艂膮cznik nr聽5 do procedur.
6. Za艂膮cznik nr聽6 do procedur.

Wi臋cej »



licznik odwiedzin: 3543210